Pernahkah Anda mengalami kesulitan mendapatkan file yang dibutuhkan segera karena staf sedang tidak di tempat ? Sulit mendapatkan file izin usaha dan dokumen sejenisnya? Mendapat data alamat customer tidak akurat dari bagian lain? Repot dengan banyaknya file dokumen yang harus disimpan?
Jika perusahaan tengah menjalankan sertifikasi semacam ISO , GMP dan sejenisnya, banyak dokumen berbagai level seperti SOP dan Instruksi Kerja, yang harus dikelola dengan baik sehingga pada tahap awal, karyawan yang terlibat kerap kali merasa mendapat beban baru yang merepotkan pekerjaan. Padahal sistem tersebut dimaksudkan untuk memperlancar semua proses pekerjaan.
Masalah-masalah tersebut kini mudah diatasi karena sudah ada aplikasi Sistem Informasi Manajemen(SIMA) buatan GITA CONSULTANT. SIMA merupakan aplikasi sistem manajemen untuk pelaku usaha maupun organisasi nirlaba. Aplikasi ini sangat memudahkan manajemen untuk mengakses data dan dokumen dari manapun dengan menggunakan laptop maupun telepon seluler.
Beberapa komponen yang disistematisasikan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan misalnya:
- Data alamat customer
- Data karyawan
- Peraturan-peraturan perusahaan
- SOP (Standard Operating Procedure)
- Alur kerja,
- Instruksi kerja,
- Formulir kerja
- dan lain-lain
Dengan menyimpan dokumen dalam satu server maka karyawan sesuai tingkat kewenangannya dapat mengakses dokumen yang diperlukan secara online secara cepat dengan menggunakan password yang ditentukan. Selain itu formulir kerja bisa dibuat secara online dan bisa diisi melalui telepon seluler berbasis android.
Dengan sistem ini, organisasi/perusahaan akan lebih mudah untuk menuju sistem standar manajemen . Jika perusahaan sudah menerapkan standar manajemen, aplikasi ini akan membantu implementasi sistem sehingga sistem dapat berjalan lebih lancar dan tidak menambah beban kerja karyawan.
Hal ini karena segala catatan dan aturan sudah dikemas atau dikelola secara sistematis sebagaimana disyaratkan sistem manajemen. Adapun dokumen hardcopy cukup disimpan sebagai kontrol dan arsip.
Dengan menggunakan aplikasi SIMA maka perusahaan /organisasi mendapat banyak manfaat antara lain:
- Dokumen/data organisasi/perusahaan terintegrasi dan tersimpan rapi, aman dan mudah diakses oleh yang berwenang.
- Data bisa diupdate setiap saat, misalkan data anggota organisasi, data klien/customer, data karyawan, data klien baru, data perubahan alamat klien/customer dan sebagainya.
- Mudah mencari file perusahaan semudah menggunakan google search
- Kordinasi antar bagian lebih mudah.
- Jika ada karyawan yang resign, data customer/klien, data anggota organisasi tidak hilang atau sebagian hilang, karena sudah tersimpan di server.
- Efisien waktu karena proses mencari dan mengisi form lebih cepat secara online
- Efisien ruang, karena hardcopy tidak perlu banyak .
- Efisiensi biaya, dan juga ramah lingkungan karena penggunaan kertas juga ikut berkurang.
Gambaran singkat aplikasi SIMA silakan lihat video di atas atau klik video pendek di sini Info selengkapnya hubungi GITA Consultant 0816 482 7590 (Bambang), email : consultant.gita@gmail.com .
Sumber : http://gita-asohi.com