Bekerjalah, maka kamu akan kuat. Berpangku tanganlah, maka kamu akan membusuk
(Pepatah Moor)
Seorang pakar perilaku pernah mengamati cara kerja regu pemadam kebakaran. Hasil pengamatannya menunjukkan , hanya 5% waktu kerjanya yang digunakan untuk memadamkan kebakaran, sedangkan sisanya yang 95% digunakan untuk siap siaga. Ini membuat para petugas pemadam kebakaran sering merasa bosan dengan pekerjaannya, sehingga mereka disarankan untuk melakukan pekerjaan lain untuk mengisi waktu, dengan tetap siaga menjalankan tugas memadamkan kebakaran.
Kesibukan dan waktu luang adalah dua hal yang sama pentingnya dan perlu disikapi dengan bijak. Orang yang sedang sibuk akan terus-menerus membayangkan nikmatnya bersantai di rumah. Ketika masa santai itu tiba, mereka mencari-cari kegiatan untuk mengisi waktu luang. Sudah banyak kita lihat para pensiunan tidak betah tinggal di rumah berlama-lama karena selama ini terbiasa memiliki gairah hidup dengan bekerja.
Pada umumnya orang yang tidak bekerja merasa hidupnya tidak bermakna, sebaliknya kesibukan akan meningkatkan gairah hidup. Maka bersyukurlah orang yang memiliki kesibukan bekerja. Kesibukan bekerja tidaklah akan membunuh siapa pun. Justru sebaliknya, waktu luang yang terlampau banyaklah yang dapat menyebabkan penyakit.
Ketika saya tulis artikel ini, saya sedang didera kesibukan yang lumayan padat. Setiap pagi setumpuk pekerjaan sudah siap menanti di meja, sementara jadwal pertemuan sudah harus disegerakan pelaksanaannya. Putaran jam sedemikian cepat. Begitu melihat kalender, tampaklah bahwa tahun ini sebentar lagi berakhir dan masih banyak PR yang belum terselesaikan. Pertanyaan yang kemudian muncul adalah: bagaimana membuat waktu 24 jam ini menjadi efektif?
Kita semua memiliki sumber daya yang berbeda-beda. Namun, dalam hal waktu, kita punya aset yang sama. Semua orang memiliki aset waktu 24 jam sehari. Meski kesibukan begitu nyata, Tuhan tidak akan memberi waktu sehari lebih dari 24 jam. Oleh sebab itu, yang paling mungkin dilakukan adalah memecah kegiatan menjadi pekerjaan penting dan mendesak.
Stephen R. Covey menegaskan, waktu sejatinya tidak bisa diatur, namun kitalah yang harus diatur. Ia menciptakan matrik manajemen waktu yang sangat terkenal. Dalam matriks tersebut, kegiatan kita dipecah menjadi 4 kuadran. Pertama kegiatan yang penting dan mendesak. Kedua, kegiatan tidak penting dan mendesak. Ketiga, kegiatan penting tapi tidak mendesak. Keempat, kegiatan tidak penting sekaligus tidak mendesak. Nah, manakah kegiatan yang paling bagus di antara ke empat kuadran tersebut?
Sebagian mengira kegiatan penting dan mendesak adalah prioritas utama. Jika anda melihat seorang manajer terburu-buru melakukan kegiatan dan selalu bilang ke anak buahnya,”Harus lakukan sekarang, ini penting dan mendesak”, maka ia sedang berada dalam keadaan yang merepotkan. Manajer tadi sedang melakukan manajemen pemadam kebakaran. Maksudnya adalah, ia selalu berhadapan dengan masalah dan harus segera menyelesaikannya. Ia berhadapan komplain pelanggan yang tak pernah berhenti dan harus ditangani segera. Selesai satu masalah, datang masalah baru lagi dan harus ditangani saat itu juga. Ia hidup seperti dikejar-kejar masalah. Masalah muncul di ujung sana harus diselesaikan dan di bagian sini muncul masalah lain lagi. Ia terjebak pada kegiatan yang penting dan mendesak (urgent), sesuatu yang tidak bagus dalam manajemen waktu.
Apakah ia termasuk kategori orang yang sial? Tidak. Jika anda pernah mendengar istilah visioner, manajer tadi adalah contoh manajer yang tidak bersikap visioner. Ia tak mampu melihat perkiraan hari depan dan bagaimana mengatasinya.
Jika ada pelaku bisnis yang mampu memprediksi situasi tahun depan dan melakukan sejumlah tindakan untuk mengantisipasinya, dialah orang yang visioner. Prinsip kegiatan yang dilakukannya adalah melakukan pencegahan dan antisipasi. Pada matrik manajemen waktu, ia adalah orang yang memprioritaskan kegiatan yang penting meskipun tidak mendesak. Ia lebih dulu sibuk di depan agar di kemudian hari tidak menemukan masalah berat yang harus ditangani dengan energi besar. Ia lebih memilih membuat sistem dan prosedur kerja karyawan, daripada mendapatkan situasi kesalahpahaman kerja antar karyawan. Lebih memilih membuat prosedur ketat tentang teknik melayani pelanggan dan menangani komplain, daripada di kemudian hari ia sendiri harus berhadapan dengan pelanggan yang menuntut ganti rugi.
Pada akhirnya, kita harus paham bahwa sibuk itu penting. Namun, kesibukan itu semestinya produktif. Ingatlah, ketika anda sibuk, di luar sana banyak orang tengah bingung mengisi waktu luangnya agar produktif.***